Was macht ein Immobilienmakler eigentlich zwischen Auftrag und Notartermin?

Ein Exposé erstellen, eine Anzeige veröffentlichen und Interessenten die Immobilie zeigen: Diese Aufgaben eines Immobilienmaklers sind für Verkäufer gut sichtbar. Ein erheblicher Teil der Arbeit findet jedoch im Hintergrund statt – bei der Prüfung von Unterlagen, in Gesprächen mit Kaufinteressenten, bei Rückfragen finanzierender Banken und in der Abstimmung mit dem Notariat.

Dabei beginnt die Arbeit bereits vor der Unterschrift unter den Maklerauftrag. Und sie endet häufig erst mit der dokumentierten Übergabe.

Was gehört zu einem sorgfältig vorbereiteten Immobilienverkauf? Wir zeigen, wie wir bei VDB Immobilien die einzelnen Schritte miteinander verbinden.

Vor dem Auftrag: Immobilie verstehen, Wert ermitteln und Ziele besprechen

Wenn der Maklerauftrag erteilt wird, hat bereits eine intensive Beschäftigung mit der Immobilie stattgefunden.

Am Anfang stehen die Besichtigung, die Sichtung erster Unterlagen und das Gespräch mit dem Eigentümer. Welche Besonderheiten hat das Objekt? Welche Modernisierungen wurden durchgeführt? Ist die Immobilie vermietet? Gibt es Rechte, Belastungen oder andere Umstände, die beim Verkauf berücksichtigt werden müssen?

Darauf baut die Ermittlung des Immobilienwerts auf. Für eine nachvollziehbare Preisstrategie betrachten wir die Eigenschaften der Immobilie und ihre Position im örtlichen Markt.

Ebenso wichtig sind die persönlichen Ziele: Soll der Verkauf mit einem Umzug abgestimmt werden? Wohnen die Eigentümer außerhalb Krefelds? Müssen mehrere Beteiligte gemeinsam entscheiden? Ist eine diskrete Vermarktung gewünscht?

Anschließend werden der individuelle Maklerauftrag, der Leistungsumfang und die vereinbarten Konditionen vorbereitet und besprochen.

1. Die passende Vermarktungsstrategie festlegen

Nach der Beauftragung konkretisieren wir, wie die Immobilie geeignete Käufer erreichen soll.

Dafür kommen unterschiedliche Wege infrage:

• Öffentliche Vermarktung: Präsentation auf Immobilienportalen und weiteren geeigneten Kanälen.
• Bestehendes Kundennetzwerk: Gezielte Ansprache vorgemerkter Interessenten mit passenden Suchprofilen.
• Diskreter Verkauf beziehungsweise Offmarket-Vermarktung: Ansprache ausgewählter Käufer ohne öffentliche Inserierung.
• Kombiniertes Vorgehen: Zunächst gezielte Ansprache, anschließend gegebenenfalls eine breitere Veröffentlichung.

Eine Eigentumswohnung für Eigennutzer benötigt eine andere Käuferansprache als ein Mehrfamilienhaus für Kapitalanleger. Auch innerhalb Krefelds beeinflussen Mikrolage, Objektart und Zustand die Strategie.

Gemeinsam mit dem Verkäufer stimmen wir Angebotspreis, Zeitplan, Besichtigungsorganisation und die Darstellung der Immobilie ab.

2. Vorhandene Unterlagen sorgfältig prüfen und fehlende beschaffen

Ein Immobilienverkauf benötigt eine belastbare Datengrundlage. Deshalb sehen wir vorhandene Unterlagen durch, vergleichen Angaben und klären erkennbare Widersprüche.

Passen Grundriss und tatsächliche Nutzung zusammen? Ist die Wohnflächenangabe nachvollziehbar? Welche Unterlagen gibt es zu Anbauten oder Modernisierungen? Sind Angaben zu Mieteinnahmen und Mietverträgen vollständig?

Je nach Objekt benötigen wir beispielsweise:

• Grundbuchauszug und Flurkarte,
• Bauzeichnungen, Genehmigungen und Flächenberechnungen,
• Energieausweis und Angaben zu Modernisierungen,
• Auskünfte zu Baulasten, Altlasten oder Erschließungsbeiträgen,
• Mietverträge und Mietaufstellungen,
• bei Eigentumswohnungen zusätzlich Teilungserklärung, Wirtschaftspläne, Abrechnungen und Beschlüsse.

Fehlende Unterlagen beschaffen wir im vereinbarten Umfang bei den zuständigen Stellen. Erforderliche Vollmachten stimmen wir mit den Eigentümern ab.

Bei einer Eigentumswohnung in Krefeld gehört dazu häufig auch die Kommunikation mit der WEG-Verwaltung. Auffälligkeiten werden frühzeitig angesprochen und bei Bedarf einer weitergehenden fachlichen Klärung zugeführt.

Ungeklärte Angaben fallen spätestens dann auf, wenn Käufer oder Banken genauer nachfragen. Eine sorgfältige Vorbereitung kann spätere Verzögerungen vermeiden.

3. Ein aussagekräftiges Exposé erstellen

Das Exposé soll Interesse wecken und die wesentlichen Informationen verständlich vermitteln.

Dazu gehören geeignete Fotos, übersichtliche Grundrisse, eine nachvollziehbare Objektbeschreibung und eine Einordnung der Lage. Ausstattung, Nutzungsmöglichkeiten und besondere Stärken werden ebenso berücksichtigt wie bekannte wertrelevante Einschränkungen.

Auch Entwicklungsmöglichkeiten müssen sachlich dargestellt werden. Ein möglicherweise ausbaufähiges Dachgeschoss oder eine denkbare Grundstücksteilung darf nicht als gesicherte Eigenschaft erscheinen, solange die Voraussetzungen ungeklärt sind.

Vor dem Vermarktungsstart stimmen wir die Präsentation mit dem Verkäufer ab. So entsteht eine einheitliche Grundlage für Inserate, Interessentengespräche und Besichtigungen.

4. Einen geordneten Datenraum aufbauen

Ernsthafte Kaufinteressenten und ihre finanzierenden Banken benötigen mehr Informationen, als in ein Exposé passen.

Deshalb stellen wir die relevanten Objektunterlagen in einem geordneten digitalen Datenraum zusammen. Dokumente werden nachvollziehbar benannt und thematisch sortiert. Der Zugang wird passend zum Stand des Verkaufsprozesses gesteuert; personenbezogene Angaben werden nur im erforderlichen Umfang bereitgestellt.

„Banktauglich aufbereitet“ bedeutet dabei: Die Unterlagen sind möglichst vollständig, lesbar, aktuell und widerspruchsfrei. Welche weiteren Nachweise eine Bank benötigt, hängt von deren Prüfung und der konkreten Immobilie ab.

5. Anfragen bearbeiten und Interessenten qualifizieren

Mit der Veröffentlichung beginnt die laufende Kommunikation: Anfragen beantworten, Unterlagen versenden, telefonische Gespräche führen und Besichtigungswünsche abstimmen.

Dabei klären wir frühzeitig, ob die Immobilie zu den Vorstellungen und Möglichkeiten eines Interessenten passt:

• Welche Nutzung ist geplant?
• Stimmen Lage, Größe und Zustand mit der Suche überein?
• Welcher zeitliche Rahmen besteht?
• Wurde die Finanzierung bereits besprochen?
• Sind Modernisierungsaufwendungen in der Kalkulation berücksichtigt?

Diese Qualifizierung hilft, Besichtigungen sinnvoll vorzubereiten und den Aufwand für Verkäufer und gegebenenfalls Mieter zu begrenzen.

Für den Verkaufserfolg zählt, ob aus Interesse ein tragfähiger Kaufabschluss entstehen kann.

6. Besichtigungen vorbereiten, durchführen und nachbereiten

Eine Besichtigung beginnt mit der Terminplanung. Bei vermieteten Objekten stimmen wir uns mit den Bewohnern ab und berücksichtigen deren Alltag. Bei auswärtigen Eigentümern koordinieren wir nach Vereinbarung den Zugang zur Immobilie.

Während des Termins erläutern wir das Objekt, beantworten Fragen und erfassen, welche Punkte für den Interessenten noch offen sind. Bei Bedarf folgen weitere Termine mit Angehörigen, Handwerkern oder anderen Fachleuten.

Danach holen wir Rückmeldungen ein: Besteht konkretes Kaufinteresse? Welche Unterlagen fehlen noch? Gibt es Einwände zum Zustand oder zum Preis?

Die Nachbereitung liefert wichtige Informationen für den weiteren Verlauf der Vermarktung.

7. Käuferfragen und Rückfragen der Banken klären

Zwischen einer gelungenen Besichtigung und einer Kaufentscheidung liegen häufig zahlreiche Detailfragen.

Eine Bank benötigt ergänzende Flächenunterlagen. Ein Käufer möchte eine Modernisierung genauer verstehen. Bei einer Eigentumswohnung müssen eine geplante Maßnahme oder eine mögliche Sonderumlage erläutert werden.

Wir bündeln diese Rückfragen, beschaffen ergänzende Informationen und stimmen offene Punkte mit den zuständigen Ansprechpartnern ab.

Dabei verfolgen wir nach, welche Informationen bereits vorliegen und welche noch fehlen. So bleiben Verkäufer, Käufer und Finanzierungspartner auf einem nachvollziehbaren Stand.

8. Finanzierung und Bonität des Käufers einordnen

Bevor ein Verkauf konkret auf den Notartermin zusteuert, muss der finanzielle Rahmen ausreichend geklärt sein.

Wir prüfen die Finanzierbarkeit anhand der vorliegenden Angaben und fordern je nach Situation eine Finanzierungsbestätigung oder einen geeigneten Kapitalnachweis an. Dabei achten wir auch darauf, ob sich eine Bestätigung bereits auf die konkrete Immobilie und den vereinbarten Kaufpreis bezieht.

Die verbindliche Kreditentscheidung trifft die finanzierende Bank. Eine sorgfältige Käuferprüfung kann das Risiko eines späteren Scheiterns verringern; eine Zahlungsgarantie entsteht dadurch nicht.

9. Den Verkäufer informieren und Verhandlungen begleiten

Die Berichterstattung läuft während der gesamten Vermarktung mit.

Wir informieren den Verkäufer über Anfragen, Besichtigungen, Rückmeldungen und vorliegende Angebote. Zeichnet sich Handlungsbedarf ab, besprechen wir die Gründe und mögliche Anpassungen der Strategie.

Bei Kaufpreisverhandlungen kommt es neben dem Betrag auf die weiteren Bedingungen an: Wie belastbar ist die Finanzierung? Wann kann übernommen werden? Welche Gegenstände sollen mitverkauft werden? Welche offenen Punkte müssen noch geklärt werden?

Wir führen diese Informationen zusammen und begleiten die Abstimmung. Über die Annahme eines Angebots entscheidet der Verkäufer.

10. Den Kaufvertragsentwurf vorbereiten lassen und den Notartermin koordinieren

Sobald Einigkeit über die wesentlichen Bedingungen besteht, stellen wir in Abstimmung mit den Beteiligten die Informationen für das Notariat zusammen. Dazu gehören unter anderem Kaufpreis, Objektangaben, Beteiligte, Übergabewünsche und vereinbarte Besonderheiten.

Den rechtlichen Kaufvertragsentwurf erstellt der Notar. Er berät die Vertragsparteien unparteiisch und prüft die rechtliche Umsetzung ihrer Vereinbarungen.

Wir unterstützen die organisatorische Vorbereitung, gleichen die tatsächlichen Objektangaben mit dem abgestimmten Verkaufsstand ab und bündeln offene Fragen für das Notariat.

Mehr zu Ablauf, Aufgaben des Notars und Vertragsinhalten erfahren Sie im Beitrag Notartermin beim Immobilienverkauf verständlich erklärt.

Anschließend koordinieren wir den Beurkundungstermin. Rechtliche Fragen und Änderungswünsche sollten rechtzeitig mit dem Notar besprochen werden. Weitere Informationen finden Eigentümer in unserem Ratgeber zum Immobilienverkauf und seiner Abwicklung.

11. Nach dem Notartermin: Die Übergabe sorgfältig begleiten

Mit der Beurkundung ist ein wichtiger Meilenstein erreicht. Bis zur Übergabe stehen jedoch weitere Schritte an.

Das Notariat kümmert sich um den rechtlichen Vertragsvollzug und die Voraussetzungen der Kaufpreisfälligkeit. Die Schlüsselübergabe wird entsprechend den Vereinbarungen im Kaufvertrag organisiert – üblicherweise nach vollständiger Kaufpreiszahlung.

Bei der Übergabe dokumentieren wir insbesondere:

• Datum und Beteiligte,
• Zählernummern und Zählerstände für Strom, Wasser, Gas beziehungsweise Wärme,
• Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel,
• den festgehaltenen Zustand der Immobilie,
• übergebene Unterlagen und vereinbarte Restpunkte.

Je nach Objekt stimmen wir außerdem die Weitergabe notwendiger Informationen an Verwaltung oder Versorger ab.

Bei auswärtigen Kunden können wir die Übergabe nach vorheriger Abstimmung und mit entsprechender Vollmacht auch in Vertretung begleiten. Das Protokoll erhalten die Beteiligten anschließend zur Dokumentation.

Viele einzelne Aufgaben – ein zusammenhängender Verkaufsprozess

Ein professioneller Immobilienverkauf besteht aus zahlreichen Schritten, die ineinandergreifen. Eine ungeklärte Fläche kann die Finanzierung verzögern. Fehlende WEG-Unterlagen können Käufer verunsichern. Ein unzureichend abgestimmter Übergabetermin kann kurz vor dem Abschluss neue Schwierigkeiten verursachen.

Bei VDB Immobilien führen wir Bewertung, Unterlagenbeschaffung, Vermarktung, Interessentenbetreuung und Abschlussbegleitung zusammen. Welche Leistungen für Ihre Immobilie erforderlich sind, besprechen wir individuell.

Sie möchten Ihre Immobilie in Krefeld oder am Niederrhein verkaufen und die Organisation in erfahrene Hände geben? Wir erläutern Ihnen, wie wir Ihren Verkauf vorbereiten und begleiten.

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